Bisher hat Ihr Patient die Honorarnote selbst bei der Kasse eingereicht — oder es vergessen. Mit PhyPilot reichen Sie die bezahlte Honorarnote bei der ÖGK mit einem Klick ein, samt ärztlicher Verordnung: über WAHonline, die WAH-Honorarnotenmeldung über die ELDA-Schnittstelle der Sozialversicherung. ELDA bestätigt die Übernahme, PhyPilot zeigt den Stand. Im Preis enthalten.
Vorher · Nachher
Für die Kostenerstattung muss die Honorarnote zur Kasse. Die Frage ist nur, wer sie hinbringt — und ob die Verordnung dabei ist.
Im Detail
Ist die Honorarnote vollständig bezahlt, steht an ihr „Bei der Kasse einreichen“. Eine offene Note geht nicht hinaus — WAHonline ist keine Abrechnung mit der Kasse, sondern die Einreichung zur Kostenerstattung für den Patienten.
Bevor etwas an ELDA geht, prüft PhyPilot die SV-Nummer samt Prüfziffer, die Diagnose in der Behandlungsserie, die Landesstelle und die Positionsnummern. Was fehlt, steht im Dialog mit einem Link genau dorthin, wo Sie es beheben.
Aus dem Kassenkatalog kommen die PT-Positionsnummern der ÖGK mit dem Text, den die jeweilige Landesstelle führt — inklusive der Abweichungen in Salzburg und der Telemedizin-Positionen. Die Landesstelle ergibt sich aus der Postleitzahl des Patienten und lässt sich am Patienten umstellen.
Im Dialog wählen Sie die ärztliche Verordnung aus den Dokumenten des Patienten. Fotos und mehrseitige Dokumente setzt PhyPilot automatisch zu einem PDF zusammen; Ihre gespeicherten Dateien bleiben unverändert. Dazu geht die Honorarnote als PDF mit Zahlungsvermerk mit.
Der Dialog zeigt die geschätzte Erstattung je Position, berechnet aus dem ÖGK-Leistungskatalog der Landesstelle. Das ist eine Schätzung, keine Zusage — entscheiden tut die Kasse. Für Ihre Patienten ist es trotzdem die Antwort auf die häufigste Frage.
Die Meldung geht an ELDA, die Datendrehscheibe der Sozialversicherung. Deren Bestätigung holt PhyPilot direkt nach dem Senden und danach stündlich ab — meist steht nach rund einer Minute „Bei der Kasse eingelangt“. Unter „Kasseneinreichung“ sehen Sie alle Noten nach Stand: einreichbar, wartet, nachzureichen, eingereicht.
Lehnt ELDA eine Meldung ab, etwa wegen eines Tippfehlers in einer Nummer, steht der Grund in verständlichen Worten an der Honorarnote, im Dashboard und per Mail an Sie. PhyPilot reicht nie von selbst nach — ein Klick auf „Erneut einreichen“ genügt.
Ein zweiter Klick oder ein zweiter Tab erzeugt keine zweite Meldung. Honorarnoten, deren letzte Behandlung mehr als 42 Monate zurückliegt (§ 102 Abs. 2 ASVG), bietet PhyPilot nicht mehr an; vor dem Fristende warnt die Vorprüfung.
Eingereicht wird nur mit Zustimmung des Patienten, und PhyPilot hält fest, wann er zugestimmt hat. Die übermittelten Daten liegen verschlüsselt sieben Jahre ab Jahresende, wie es das Verfahren der Sozialversicherung verlangt, und werden danach automatisch gelöscht.
Einrichtung
Für WAHonline brauchen Sie einen eigenen Zugang bei ELDA. PhyPilot führt Sie unter „Meine Daten“ → Kasseneinreichung durch die Einrichtung. Bei der ersten Einrichtung dauerte jeder der beiden Schritte einen Werktag.
Die Nummer kommt von der Kasse, nicht von ELDA — bei der ÖGK per Mail an wahonline@oegk.at. PhyPilot bringt die Anfrage als fertige Mail-Vorlage mit und kann sie direkt aus der App senden. Wer schon einmal Kassenleistungen verrechnet hat, hat oft bereits eine Nummer und fragt nur nach.
Mit der Vertragspartnernummer registrieren Sie sich auf elda.at als „Arzt / sonstiger Vertragspartner“, angemeldet mit ID Austria. Das ELDA Competence Center aktiviert den Zugang, damit erhalten Sie Ihre Seriennummer; das Kundenpasswort fordern Sie in ELDA Online an.
Danach tragen Sie Seriennummer und Kundenpasswort in PhyPilot ein und prüfen die Verbindung mit einem Klick — dabei wird nichts gesendet. Sobald alles eingerichtet ist, schalten wir die Einreichung für Ihre Praxis frei. Das Verfahren haben wir mit der Sozialversicherung im Systemintegrationstest geprüft.
Ehrlich gesagt
Damit Sie nicht erst im Betrieb darauf stoßen — fünf Grenzen, die im Verfahren der Sozialversicherung liegen, noch offen sind oder bewusst nicht zu PhyPilot gehören:
Der Vorgang endet in PhyPilot mit „Bei der Kasse eingelangt“. Ob und wie viel die Kasse erstattet, erfahren Sie nicht — Rückfragen und Erstattung laufen zwischen Kasse und Patient. Sagen Sie Ihren Patienten am besten, dass sich die Kasse direkt bei ihnen meldet.
Bei Physiotherapie prüft bei der ÖGK jedes Mal ein Sachbearbeiter die Verordnung. WAHonline spart den Papierweg, nicht die Prüfung.
Für Wahltherapeuten gibt es bei ELDA keine Stornomeldung. PhyPilot fragt vor dem Storno einer eingereichten Note ausdrücklich nach und vermerkt es dauerhaft; die Kasse informiert der Patient selbst.
SVS, BVAEB und KFA führen eigene Leistungskataloge, die uns noch nicht vorliegen. Diese Kassen folgen; bis dahin reicht der Patient dort selbst ein.
PhyPilot ist für Wahltherapeuten gebaut. Wer einen Kassenvertrag hat und seine Leistungen direkt mit der Kasse abrechnet (Vertragspartner-Abrechnung), braucht dafür eine andere Lösung. Die WAH-Meldung ist etwas anderes: Sie hilft Ihrem Patienten zur Rückerstattung.
Häufige Fragen
Ja. WAHonline ist der Weg, auf dem Wahlbehandler die bezahlte Honorarnote über ELDA, die Datendrehscheibe der Sozialversicherung, an die Kasse des Patienten melden. PhyPilot sendet direkt aus der Honorarnote über den ELDA-Webservice — ohne Datei-Upload im Portal — und holt die Bestätigung automatisch ab.
Nichts extra. WAHonline ist im Preis enthalten: 19,90 € je Therapeut plus 0,5 % auf die eigenen Honorarnoten — kein Aufpreis je Einreichung, kein Zusatzmodul.
Derzeit bei der ÖGK, mit den Positionen und Kassentexten aller neun Landesstellen. Für SVS, BVAEB und KFA liegen uns die Leistungskataloge noch nicht vor; diese Kassen folgen. Bis dahin reicht dort der Patient die Honorarnote wie gewohnt selbst ein.
Nein. Im Verfahren ist keine Rückmeldung der Kasse an die Praxis vorgesehen — auch nicht bei einer Ablehnung oder wenn Unterlagen fehlen. Der letzte Stand in PhyPilot ist „Bei der Kasse eingelangt“: ELDA hat die Meldung übernommen und an die Kasse weitergegeben. Rückfragen und Erstattung laufen zwischen Kasse und Patient.
Nein. Für Wahltherapeuten gibt es bei ELDA keine Stornomeldung. PhyPilot fragt deshalb vor dem Storno ausdrücklich nach und vermerkt danach dauerhaft „Storno nach Einreichung“. Den Patienten bitten Sie, die Kasse selbst zu informieren.
Ja. Die Einreichung braucht die Einwilligung des Patienten. Am einfachsten kreuzt er auf dem Stammblatt das freiwillige Feld „Einreichung bei meiner Krankenkasse“ an — mit der digitalen Unterschrift am Tablet übernimmt PhyPilot die Zustimmung samt Datum. PhyPilot hält zu jeder Einreichung fest, wann der Patient zugestimmt hat.
Praktisch immer. Bei Physiotherapie prüft bei der ÖGK jedes Mal ein Sachbearbeiter die Verordnung; fehlt sie, fordert die Kasse sie beim Patienten nach. Ein Foto vom Handy genügt — PhyPilot macht aus Fotos und mehrseitigen Dokumenten ein PDF für die Kasse.
Die Daten der Honorarnote mit Positionsnummern, Diagnose und SV-Nummer, die Honorarnote als PDF mit Zahlungsvermerk und die Verordnung. Befunde und Stammblatt gehen bewusst nicht mit: Sie enthalten mehr Gesundheitsdaten, als die Kasse für die Erstattung braucht.
42 Monate ab der letzten Behandlung auf der Note (§ 102 Abs. 2 ASVG). Ältere Honorarnoten bietet PhyPilot nicht mehr an; läuft die Frist in weniger als 60 Tagen ab, warnt die Vorprüfung mit Datum.
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