Häufige Fragen
Antworten auf 51 Fragen
Preis, Einstieg, Datenschutz, Funktionen — kurz beantwortet. Was nicht dabei ist, beantworten wir persönlich.
Preis & Abrechnungsmodell
Was PhyPilot kostet und was im Preis enthalten ist
Was kostet Praxissoftware für Physiotherapie in Österreich?
Marktüblich sind 45 bis 90 € pro Monat und Nutzer, häufig mit zwölf Monaten Mindestbindung, Einrichtungsgebühren und Aufpreisen für Module oder zusätzliche Zugänge. PhyPilot rechnet nutzungsbasiert: 19,90 € Grundgebühr plus 0,5 % je erstellter Honorarnote — für die ganze Praxis, ohne Bindung, mit vier Gratiswochen.
Was zählt als Honorarnote?
Jede Honorarnote, die Sie in PhyPilot erstellen — der Anteil beträgt 0,5 % ihrer Endsumme. Erstellen Sie in einem Monat keine Honorarnoten, etwa im Urlaub oder Krankenstand, fällt nur die Grundgebühr von 19,90 € an.
Gibt es eine Preisobergrenze?
Es braucht keine: Der Anteil ist prozentual und bleibt damit immer im selben Verhältnis zu Ihrem Umsatz — 0,5 % je Honorarnote, egal wie groß Ihre Praxis wird. Der Preisrechner zeigt Ihnen Ihren persönlichen Wert.
Warum sind die Preise inklusive Umsatzsteuer?
Heilbehandlungen sind umsatzsteuerbefreit — die meisten Therapeuten können sich daher keine Vorsteuer zurückholen. Der Bruttopreis ist Ihr echter Preis, deshalb rechnen wir von Anfang an damit statt mit Netto-Lockangeboten.
Gibt es versteckte Gebühren?
Nein. 19,90 € im Monat plus 0,5 % je Honorarnote — das ist der ganze Preis. Keine Einrichtungsgebühr, keine Schulungskosten, kein Aufpreis für einen zweiten Zugang, keine Jahresbindung. Die einzigen zusätzlichen Kosten entstehen, wenn Sie SMS-Erinnerungen verschicken: 11 Cent je Nachricht.
Was zahle ich in einem Urlaubs- oder Krankheitsmonat?
Nur die Grundgebühr von 19,90 €. Der Anteil von 0,5 % fällt ausschließlich je erstellter Honorarnote an — keine Honorarnoten, kein Anteil. Ein Monat mit 40 Honorarnoten à 100 € kostet 39,90 €, ein Urlaubsmonat 19,90 €. Wer in Teilzeit arbeitet, hat entsprechend dauerhaft niedrige Fixkosten.
Gibt es eine Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist?
Nein. PhyPilot ist monatlich kündbar, ohne Jahresvertrag und ohne Frist. Beim Kündigen sehen Sie sofort, ab wann sie wirksam wird — und können sie bis dahin auch wieder zurücknehmen.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Sie nehmen sie mit. Unter Einstellungen → DSGVO laden Sie jederzeit selbst einen vollständigen Export als ZIP herunter: Patientenakten, Honorarnoten, Termine und Dokumente. Ohne Anruf, ohne Wartezeit, ohne Aufpreis.
Kostet ein zweiter Zugang für die Assistenz extra?
Nein. Sie legen so viele Zugänge an, wie Ihre Praxis braucht, und bestimmen je Person, was sichtbar ist — die Assistenz verwaltet zum Beispiel Termine, während die Finanzzahlen beim Inhaber bleiben. Auch die Zahl der Patienten und Termine ist nicht begrenzt.
Einstieg & Umstieg
Vom ersten Test bis zur Datenübernahme aus dem Altsystem
Was kostet PhyPilot wirklich — gibt es versteckte Gebühren?
19,90 € im Monat plus 0,5 % je Honorarnote — das ist der ganze Preis, inklusive Umsatzsteuer. Keine Einrichtungsgebühr, keine Schulungskosten, keine Module, keine Jahresbindung. Einzige nutzungsabhängige Zusatzkosten: SMS-Terminerinnerungen zu 11 Cent je Nachricht.
Was zahle ich, wenn ich wenig arbeite — etwa im Urlaub oder Krankenstand?
Nur die Grundgebühr von 19,90 €. Der Anteil von 0,5 % fällt ausschließlich je erstellter Honorarnote an — keine Honorarnoten, kein Anteil. Ein Urlaubsmonat kostet 19,90 €, ein Monat mit 40 Honorarnoten à 100 € kostet 39,90 €.
Wo werden meine Patientendaten gespeichert?
Auf Servern in der EU, verschlüsselt und täglich gesichert — mit nächtlicher Kopie in ein zweites Rechenzentrum und real getestetem Restore. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil der AGB.
Kann meine Assistenz mit PhyPilot arbeiten?
Ja, ohne Aufpreis. Sie legen beliebig viele Zugänge an und bestimmen je Person, was sichtbar ist — die Assistenz verwaltet zum Beispiel Termine, während die Finanzzahlen beim Inhaber bleiben.
Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich kündige?
Ja, jederzeit und ohne Aufpreis: Patientenakten, Honorarnoten, Termine und Dokumente laden Sie selbst als vollständigen Export herunter — ohne Anruf und ohne Wartezeit.
Funktioniert PhyPilot auf iPad und Tablet?
PhyPilot ist für das Tablet gebaut: Es läuft im Browser, ohne Installation — Befundskizzen zeichnen Sie mit Stift oder Finger direkt am Körperschema, das Stammblatt unterschreibt der Patient am Gerät.
Zu den einzelnen Funktionen
Je eine Frage aus den 36 Funktionsseiten — dort steht jeweils mehr.
Berechnet PhyPilot die Abschreibung selbst?
Ja, linear über die von Ihnen angegebene Nutzungsdauer. Die Halbjahresregelung ist berücksichtigt: Anschaffungen im zweiten Halbjahr werden im ersten Jahr mit der halben Jahres-AfA angesetzt.
Bekommt jeder Beleg eine Nummer?
Ja, fortlaufend je Jahr im Format A-2026-0001. Damit ist jeder Beleg eindeutig auffindbar — auch später im Export, weil die Dateien nach dieser Nummer benannt sind.
Brauche ich einen Stift oder geht auch der Finger?
Beides. Der Sketcher ist auf Stiftnutzung optimiert, funktioniert aber auch mit dem Finger. Eine eigene App brauchen Sie nicht — gezeichnet wird direkt im Browser.
Wie behalte ich den Überblick über die verordneten Einheiten?
Jede Serie zeigt den Fortschritt direkt an, etwa „7 von 10 Einheiten". So sehen Sie beim Behandeln, wie viele Termine noch offen sind, und können rechtzeitig über eine Folgeverordnung sprechen.
Wann wird die Bewertungsbitte verschickt?
Eine wählbare Zahl von Tagen nach der letzten Honorarnote — also wenn die Behandlung abgeschlossen ist und der Eindruck noch frisch.
Ist eine Unterschrift am Tablet rechtlich ausreichend?
Für die Einwilligung zur Behandlung und die Kenntnisnahme der Praxisinformationen ist die Unterschrift am Gerät die übliche Form. Sie wird mit Datum gespeichert und ist jederzeit nachweisbar in der Patientenakte hinterlegt.
Wie erfülle ich Auskunftsersuchen?
Auf Knopfdruck: PhyPilot erstellt den vollständigen Datenexport zu einem Patienten. Sie müssen nichts manuell zusammensuchen.
Warum sollte ich einen eigenen Absender einrichten?
Damit Honorarnoten und Erinnerungen von Ihrer Praxisadresse kommen statt von einer fremden. Das wirkt professioneller und landet seltener im Spam-Ordner.
Was sehe ich auf einen Blick?
Ausstehende Beträge, überfällige Honorarnoten, abgeschlossene Behandlungsserien ohne Rechnung und die Zahlungseingänge der letzten 30 Tage.
Was wird synchronisiert?
Ihre PhyPilot-Termine erscheinen in Ihrem Google-Kalender. So sehen Sie berufliche und private Termine an einem Ort, etwa am Handy.
Wie rechne ich das Kilometergeld ab?
Sie hinterlegen die Strecke je Patient einmal; bei jedem Hausbesuch steht das Kilometergeld dann automatisch als Position auf der Honorarnote. Nachträglich Strecken zu rekonstruieren entfällt.
Erfüllen die Honorarnoten die österreichischen Pflichtangaben?
Ja. Vor dem Erstellen prüft PhyPilot jede Honorarnote auf die gesetzlichen Pflichtangaben und weist auf Fehlendes hin. Die Nummerierung läuft lückenlos und fortlaufend, mit eigenem Präfix und Startnummer.
Muss ich das Kassenbuch selbst führen?
Nein. Erfasste Zahlungen und Ausgaben laufen automatisch hinein — Sie sehen Einnahmen, Ausgaben und Saldo je Monat, ohne eine zweite Liste zu pflegen.
Muss ich die Kassen selbst anlegen?
Nein. ÖGK, BVAEB und SVS sind bereits vorbereitet hinterlegt — ein Klick beim Patienten genügt, statt Namen und Daten abzutippen.
Was wird protokolliert?
Jede Nachricht, die PhyPilot verschickt: Terminerinnerungen, Honorarnoten, Mahnungen und Bewertungsbitten — jeweils mit Empfänger, Kanal und Zeitpunkt.
Wie viele Mahnstufen gibt es?
Zwei, beide freundlich formuliert. Die erste erinnert, die zweite wird deutlicher — mehr braucht es in einer Praxis in aller Regel nicht.
Muss ich dafür meine Website umbauen?
Nein. Sie bekommen einen eigenen Anfrage-Link für Ihre Praxis, den Sie verlinken oder einbetten. Das Formular selbst hostet PhyPilot — Sie müssen an Ihrer Website nichts programmieren.
Was passiert, wenn ich etwas versehentlich lösche?
Gelöschtes landet zunächst im Papierkorb und lässt sich mit einem Klick wiederherstellen — ein Fehlgriff kostet Sie Sekunden statt eines Abends.
Kann ich meine Patientendaten aus dem alten Programm übernehmen?
Ja. Patientenstammdaten lassen sich als CSV-Datei importieren — mit Vorschau, damit Sie vor dem Speichern sehen, was erkannt wurde. Wer aus einem umfangreichen Altsystem umsteigt, bekommt die vollständige Übernahme als begleiteten Service.
Wie schnell kann ich einen neuen Patienten anlegen?
Für den Alltag gibt es die Schnellanlage: Beim Telefonat genügen Name und Kontakt, um Patient und Termin in einem Schritt anzulegen. Alles Weitere ergänzen Sie später in Ruhe.
Was wird vor dem Erstellen geprüft?
Ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf der Honorarnote stehen — etwa Ihre vollständigen Praxisdaten, die Empfängerdaten, Datum, fortlaufende Nummer und die Leistungsbeschreibung.
Wie funktioniert der QR-Code für den Patienten?
Er öffnet seine Banking-App, scannt den Code auf der Honorarnote und bestätigt. Empfänger, Betrag und Verwendungszweck sind bereits ausgefüllt — Tippfehler bei IBAN oder Betrag sind damit ausgeschlossen.
Sind meine Rechnungsnummern lückenlos?
Ja. PhyPilot vergibt sie fortlaufend und ohne Lücken — eine einmal vergebene Nummer wird nie erneut ausgegeben. Genau darauf achtet die Finanz bei einer Prüfung.
Ab wann brauche ich eine Registrierkasse?
Erst wenn beide Grenzen des § 131b BAO überschritten sind: mehr als 15.000 € Jahresumsatz UND mehr als 7.500 € davon in bar. Eine Grenze allein löst die Pflicht nicht aus.
Wie sind meine Daten geschützt?
Die Übertragung ist verschlüsselt, die Daten liegen verschlüsselt auf Servern in der EU. Zusätzlich sichern Zugriffsrechte, Audit-Log und optionale Zwei-Faktor-Anmeldung den Zugang.
Was kosten die SMS-Erinnerungen zusätzlich?
Mail-Erinnerungen sind im Preis enthalten. Für SMS fallen 11 Cent je Nachricht an — abgerechnet wird nur, was tatsächlich verschickt wurde.
Wie viele Standorte kann ich anlegen?
So viele, wie Ihre Praxis braucht — ohne Aufpreis. Jeder Standort hat eigene Öffnungszeiten, eine eigene Farbe im Kalender und eine eigene Rechnungsadresse.
Was genau bekommt meine Steuerkanzlei?
Drei CSV-Dateien — Einnahmen, Ausgaben und Anlagen — plus zwei ZIP-Archive mit den Belegen: eines mit den Eingangsbelegen, eines mit Ihren Honorarnoten.
Wie rechne ich mit einem Standortbetreiber ab?
Sie hinterlegen den Tarif — Monatsmiete, Umsatzbeteiligung, Kilometergeld oder Pauschale — und erzeugen daraus eine Monatsaufstellung als PDF. Grundlage sind Ihre erledigten Termine an diesem Standort.
Kann meine Assistenz Termine verwalten, ohne Finanzzahlen zu sehen?
Ja, genau dafür ist die Rechteverwaltung gedacht. Sie geben Terminverwaltung frei und lassen Umsätze und offene Posten gesperrt — Finanzzahlen gehören nicht vor jede Aushilfe.
Kann ein Patient in Raten zahlen?
Ja. Jede Zahlung wird einzeln mit Datum und Betrag erfasst, sodass Anzahlung und Restbetrag jederzeit nachvollziehbar sind.
Kann ich Termine einfach verschieben?
Ja, per Drag & Drop. Beim Ablegen prüft PhyPilot sofort, ob der neue Zeitpunkt mit einem anderen Termin kollidiert oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten liegt — die Arbeitszeiten kommen dabei aus den Öffnungszeiten Ihres Standorts.
Wozu dient der Testversand?
Um zu sehen, wie eine Nachricht wirklich beim Patienten ankommt — Betreff, Text und Absender — bevor sie tatsächlich hinausgeht.
Muss ich die Feiertage selbst eintragen?
Nein. Alle 13 gesetzlichen Feiertage in Österreich sind hinterlegt und werden jedes Jahr automatisch neu berechnet — auch die beweglichen wie Ostermontag, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag und Fronleichnam.
Rückt bei einer Absage automatisch jemand nach?
Nein, und das ist eine bewusste Entscheidung. Wer nachrückt, hängt von Dringlichkeit, Wegzeit und Tageszeit ab — das entscheiden Sie besser als ein Automatismus. Die Warteliste ist Ihr geordneter Notizzettel, kein selbsttätiger Verteiler.
Kann ich nach Zeit statt pro Einheit abrechnen?
Ja. Sie entscheiden je Leistung, ob pro Einheit oder nach Minuten abgerechnet wird — die Dauer übernimmt PhyPilot aus dem Termin.
Ihre Frage war nicht dabei?
Schreiben Sie uns — wir antworten persönlich, in der Regel am selben Werktag. Ausführlichere Themen behandeln wir im Ratgeber.
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